Robert Schumann Hochschule Düsseldorf

1 – Informationen zu den Verantwortlichen
Hochschulbibliothek der Robert Schumann Hochschule Düsseldorf
Georg-Glock-Str. 19
40474 Düsseldorf
Deutschland
E-Mail: bib-leitung(at)rsh-duesseldorf.de

Datenschutzbeauftragter
Georg-Glock-Str. 19
40474 Düsseldorf
Deutschland
E-Mail: datenschutz(at)rsh-duesseldorf.de

2 – Allgemeines zur Datenverarbeitung
2.1 – Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Hochschulbibliothek bietet Hochschulangehörigen und externen Benutzer*innen, also Nicht-Hochschulangehörige, Dienstleistungen und Inhalte an, derer Nutzung die Verarbeitung personenbezogener Daten (nachfolgend auch „Daten“) erfordert. Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Ihre Daten werden ausschließlich in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend: „DSGVO“) und des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen (nachfolgend „DSG NRW“) verarbeitet.

Bitte beachten Sie, dass die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z. B. „personenbezogene Daten“ oder „Verarbeitung“ den Definitionen nach Artikel 4 DSGVO entsprechen. Wenn Sie selbst einen Blick in die DSGVO werden möchten, finden Sie diese im Internet unter: eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/;

Das DSG NRW können Sie unter folgendem Link abrufen: https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_text_anzeigen?v_id=3520071121100436275.
Diese Datenschutzinformation informiert die Betroffenen ausschließlich über die Datenverarbeitung der Dienste der Hochschulbibliothek. Bei Dienstleistungen, die nicht von der Bibliothek angeboten werden, wird auf entsprechenden Datenschutzinformationen verwiesen. Grundsätzlich werden personenbezogenen Daten nur dann verarbeitet, wenn für es die Bereitstellung von 
Leistungen nötig ist. Die Verarbeitung dieser erfolgt nach Einwilligung der Benutzer*innen.

2.2 – Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten:
Als Rechtsgrundlage dient die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), insbesondere:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung der betroffenen Person
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung eines Vertrages
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
- Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO: Schutz lebenswichtiger Interessen
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wahrung berechtigter Interessen

2.3 – Speicherdauer und Löschung:
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden in den verschiedenen Diensten unterschiedlich behandelt (siehe entsprechende Abschnitte). Grundsätzlich werden Daten nur solange gespeichert, wie es für dienstlichen Zwecke erforderlich ist und Bibliothekskonten bleiben für ein Kalenderjahr nach Ausscheiden aus der Hochschule oder Ende der Mitgliedschaft erhalten. Im Falle einer Einwilligung, werden die Daten gespeichert, solange die Einwilligung nicht widerrufen wird.
Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, ihre Weiterverarbeitung ist nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen erlaubt oder sogar verpflichtend vorgeschrieben (z. B. im Rahmen von handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten). Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten auch dann, wenn wir hierzu aus gesetzlichen Gründen verpflichtet sind. Im Übrigen entnehmen Sie die Einzelheiten zur Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten bitte den 
jeweiligen Ausführungen in den vorstehend aufgeführten Ziffern.

3 – Bibliotheksmanagementsystem (Alma, Fa. ExLibris)
Die Hochschulbibliothek nutz für die Durchführung ihrer Kernaufgaben und die Bereitstellung eines zeitgemäßen Service das cloudbasierte Bibliotheksmanagementsystem Alma der Firma ExLibris. Das System ermöglicht die Steuerung und Bearbeitung aller Prozesse und Aufgaben, wie Katalogisierung, Benutzer*innenverwaltung, Ausleihe, Rückgabe, und Ressourcenmanagement.

• Bei Hochschulangehörigen werden Daten aus externen Quellen wie die Studierendeninformationsdatenbank und die Microsoft Infrastruktur der Hochschule importiert und mittels Identity Management System synchronisiert.
• Bei externen Benutzer*innen werden Daten mittels Online-Formular erhoben. Daten von Minderjährigen werden nur mit Einwilligung der Erziehungsberechtigten verarbeitet.

Nur das Bibliothekspersonal. Außerdem haben zu Wartungs- und Testzwecken auch die Fa. ExLibris und das Hochschulbibliothekszentrum des Landes NRW (hbz) Zugang zu den Daten.
Folgende personenbezogenen Daten werden erfasst:
- Name, Vorname
- Adressdaten
- Geburtsdatum und Telefonnummer (nur bei Nicht-Hochschulangehörigen)
- Primäre ID und verschlüsseltes Passwort
- Weitere IDs bei Hochschulangehörigen wie z. B. Matrikelnummer bei Studierenden
- Bibliotheksausweisnummer
- E-Mail-Adresse
- Verschlüsselte PIN zur Nutzung der Selbstverbucher
- Technische Merkmale (Status, Benutzer*innengruppen, Ab- und Löschdaten, Sperren, usw.)
- Gebühren und Zahlungsinformationen
- Notizen und Dateianhänge (z. B. Mahnbriefe)
- Metadaten zu Ausleihen, Rückgaben, Vormerkungen und Magazinbestellungen

Speicherdauer:
- Personenbezogene Daten von Hochschulangehörigen sowie Notizen und Dateianhänge werden
ein Jahr nach Verlassen der Hochschule (Beschäftigungsende, Exmatrikulation) über einen Prozess gelöscht, sofern keine offene Vorgänge (nicht zurückgegebene Medien, offene Gebühren) 
vorliegen.
- Daten von externen Benutzer*innen im Bibliothekskonto sowie Notizen und Dateianhänge werden gelöscht, wenn diese Personen innerhalb eines Jahres nach Ablauf ihres Bibliothekskontos keine Verlängerung der Mitgliedschaft veranlasst haben, sofern keine offene Vorgänge (nicht zurückgegebene Medien, offene Gebühren) vorliegen.
- Daten in Bezug auf Vormerkungen und Magazinbestellungen werden nach Abschluss des Vorganges automatisch anonymisiert.
- Daten in Bezug auf Ausleihen und Rückgaben werden anonymisiert, sobald Medien erneut ausgeliehen werden. Die/der letzte Entleiher*in bleiben somit zu Zwecken der Rückverfolgbarkeit im Falle von Schäden für das Bibliothekspersonal sichtbar und werden spätestens mit Löschung des Bibliothekskontos anonymisiert.

Die Speicherung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der EU (s. https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Implementation_and_Migration/Implementation_Guides/03Technical_Requirements_for_Alma_and_Discovery_Implementation). Detaillierte Datenschutzhinweise der Fa. ExLibris finden Sie unter https://exlibrisgroup.com/ex-librisprivacy-policy/.

4 – Bibliothekskatalog (IntrOX)
Der Bibliothekskatalog ist das online frei zugängliche Nachweissystem, das Auskunft über und im Falle elektronischer Ressourcen Zugang zu den Beständen der Hochschulbibliothek ermöglicht. Im Bibliothekskatalog ist für Benutzer*innen möglich, Einsicht im Bibliothekskonto zu erhalten und eigene Vormerkungen, Magazinbestellungen und Ausleihen zu verwalten, sowie PIN-Nummer festzulegen und Merklisten zu erstellen. Die dort für die Benutzer*innen nach erfolgreicher Authentifizierung einsehbare Daten werden nicht im Katalog erfasst, sondern lediglich aus dem Bibliotheksmanagementssystem abgefragt und angezeigt. Nur die Merklisten werden im Bibliothekskatalog gespeichert.

Bei Nutzung des Kataloges und unabhängig von der Anmeldung im Bibliothekskonto erfolgt die Erfassung technischer Nutzungsdaten mittels Matomo (s. https://matomo.org/docs/privacy/). Der Bibliothekskatalog wird von Hochschulbibliothekszentrum des Landes NRW bereitgestellt. Die entsprechende Datenschutzerklärung finden Sie unter: https://rsh-duesseldorf.digibib.net/privacy-statement.

Folgende personenbezogenen Daten werden erfasst:
- Name, Vorname
- Adressdaten
- Geburtsdatum und Telefonnummer (nur bei Nicht-Hochschulangehörigen)
- Primäre ID, Passwort (verschlüsselt)
- Weitere IDs für Hochschulangehörige (z. B. Matrikelnummer bei Studierenden)
- Bibliotheksausweisnummer
- E-Mail-Adresse
- PIN

5 – Online-Formulare
Um Benutzer*innen die Möglichkeit zu geben, sich als Benutzer*in der Hochschulbibliothek zu registrieren, im Bestand fehlenden Medien vorzuschlagen und Noten für Aufführungsprojekte anschaffen zu lassen, setzt die Hochschulbibliothek Online-Formulare von Microsoft Forms ein. Für diese Art von Datenverarbeitungen gelten die in der Datenschutzerklärung für die Webseite der Robert Schumann Hochschule enthaltenen Hinweise (siehe Punkt 2.5.3, https://www.rsh-duesseldorf.de/service/datenschutzhinweise).

6 – Social Media
Für Veröffentlichungen auf Sozialen Netzwerken und Plattformen siehe ebenfalls die Datenschutzhinweise für die Webseite der Robert Schumann Hochschule (Punkt 2.5.4, https://www.rsh-duesseldorf.de/service/datenschutzhinweise).

7 – Ihre Rechte
Als von der Datenverarbeitung betroffene Person haben Sie die nachfolgenden Rechte nach Maßgabe der DSGVO:
Auskunftsrecht (Artikel 15 DSGVO)
Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten.

Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO)
Sie haben das Recht, von uns die unverzügliche Berichtigung unrichtiger Daten und Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Recht auf Löschung (Artikel 17 DSGVO)
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und insbesondere wenn (1) Ihre Daten für die in dieser Datenschutzhinweisen genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, (2) Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben und keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht, (3) Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder (4) Sie der Verarbeitung Ihrer Daten widersprochen haben und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)
Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten einschränken, insbesondere wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird oder die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmäßig ist und Sie anstatt der Löschung die Einschränkung verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO)
Wenn Ihre Daten auf der Grundlage eines Vertrags oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, haben Sie das Recht Ihre Daten in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder Ihre Daten an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lasssen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen dazu erfüllt sind.

Widerspruchsrecht (Artikel 21 DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen unsere Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, soweit die Rechtsgrundlage für unsere Verarbeitung Ihrer Daten die Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DSGVO ist. Wenn Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, werden wir die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Fortsetzung der Verarbeitung nachweisen, welche Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerrufsrecht (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO)
Sofern wir Ihre Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO)
Unbeschadet eines anderen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht auf eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Artikel 77 DSGVO). Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde im Mitgliedsstaat Ihres ordentlichen Wohnsitzes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des angeblichen Verstoßes ausüben oder bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf

Wenn Sie Fragen betreffend die Verarbeitung Ihrer Daten haben oder Ihre Rechte als betroffene Person wahrnehmen möchten, kontaktieren Sie uns bitte über die oben genannten Kontaktdaten.

8 – Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

9 – Stand 12.2025
Diese Datenschutzhinweise können Änderungen unterliegen. Es gilt die jeweils aktuelle Version dieser Datenschutzhinweise.